Lamentopela falta de concisão, mas é isto aí: "filling authority" é a autoridade encarregada do preenchimento das vagas, como você poderá confirmar visitando os sites a seguir (links das referências). A frase faz sentido traduzida desta forma: "Como eu lhe escrevi antes, nós gostaríamos de receber resumos do registro junto às autoridades encarregadas (do preenchimento, etc.) provando sua nomeação e a revogação da nomeação de John."

City Council Minutes October 5, 2000 Regular Meeting
... He said a plan review process would be required for new pools. 10-00-05
Discussion – Process for Filling Authority/Commission Vacancies. ...
www.peachtree-city.org/govt/councilminutes/ 2000/100500.htm

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www.bchacc.org/ changing-career-changing-career-journal-nutrition_524314.html